Stap 1: voorbereiding
Een goede en tijdige voorbereiding is essentieel om voldoende tijd te hebben zaken uit te zoeken, adviezen in te winnen en een onderscheidende aanpak te bedenken. Het helpt vaak om hardop na te denken over het werk en de aanpak. En zoals altijd: twee weten meer dan één! Enkele tips:
- Begin op tijd, zodat er eventueel nog vragen kunnen worden gesteld bij de nota van inlichtingen.
- Schakel assistentie in, bijvoorbeeld interne deskundigen, de mensen die het werk moeten uitvoeren, extern adviseurs en een ecoloog. Doe ook dit tijdig, want assistentie is niet altijd per direct beschikbaar.
- Organiseer creativiteit: zet anderen aan het denken.
- Lees de leidraad goed. Hier staat vaak waar de opdrachtgever naar zoekt.
- Verdiep je in de beoordeling: hoe wordt er beoordeeld en gewaardeerd (puntentelling)?
Een goede en tijdige voorbereiding is essentieel om een onderscheidende aanpak te kunnen bedenken
Stap 2: het plan in concept
Als je informatie hebt ingewonnen en verzameld en hebt nagedacht over de beste aanpak, dan is het tijd om je ideeën op papier te zetten. Bij het opstellen van een eerste versie kun je aan het volgende denken:
- Wat vindt de opdrachtgever belangrijk? Dit staat vaak in de eerste paragraaf van de leidraad. Noteer deze punten vast als paragrafen op basis van de leidraad.
- Wat zijn de opletpunten (bijvoorbeeld een maximaal aantal pagina’s of dat het plan anoniem moet worden opgesteld)?
- Laat het concept bezinken en bespreek het meermaals.
Stap 3: controle
Inmiddels heb je de eerste versie al hier en daar bijgeschaafd, omdat er nog goede ideeën kwamen van een collega of omdat een bepaald aspect te weinig werd belicht. Tijd voor het opstellen van een definitieve versie.
- Zijn de vragen beantwoord? Zijn de acties concreet en meetbaar?
- Besteed aandacht aan de lay-out: is overal zelfde lettertype en -grootte gebruikt en staan er geen taalfouten in?
- Laatste controle: laat het een buitenstaander lezen.
De uitslag en daarna
En dan is het moment daar: de uitslag! Is je plan goed beoordeeld of valt het toch tegen? Dit kun je doen:
- Vraag om een verslag van de beoordeling, ook bij een positieve uitkomst. Hier kun je van leren.
- Kun je je niet vinden in de beoordeling? Win (juridisch) advies in of het zin heeft om de beoordeling aan te vechten.
- Practice what you preach: maak het plan ook waar in de praktijk.
- Betrek de opdrachtgever bij de uitvoering van het plan van aanpak. Zo voorkom je onverwachte claims en nare discussies achteraf.
